Et si Facebook devenait votre Intranet?

Par Emilie Pelletier et Didier Dubois

Il y a environ un an, nous n’aurions jamais envisagé d’utiliser Facebook comme Intranet. Mais voilà, la plateforme a évolué. Nous l’avons testé et nous y avons trouvé des choses bien intéressantes. Bien entendu, nous parlons de Workplace. Le fameux « Facebook at Work » et non pas du Facebook que nous utilisons tout un chacun dans notre vie privée pour communiquer avec nos amis et notre famille.

 

Qu’est-ce que Workplace?

Selon Facebook, il y a aujourd’hui plus de 1000 entreprises à travers le monde qui utilisent Workplace pour leurs communications internes. On y retrouve des groupes prestigieux tels que Danone, Starbucks, Renault, Canadian Tire... et HRM Groupe. L’outil est gratuit jusqu’au mois de septembre. Après quoi, il en coûtera 3 $ par usager pour la formule complète, mais Facebook prévoit tout de même proposer une version gratuite avec des fonctionnalités réduites.

L’interface ressemble beaucoup à l’environnement Facebook que tout le monde connaît avec cependant des fonctionnalités et des limitations qui lui sont propres. Le principe de base est que chaque individu s’inscrit ou est inscrit par son organisation dans des groupes. Par la suite, l’ensemble des messages qui sont diffusés dans les groupes auxquels appartient l’individu lui sont proposés sur son mur de nouvelles. Chaque individu peut créer ses propres groupes et y inviter les personnes qu’il souhaite. C’est donc un outil qui permet les communications centralisées, mais qui permet également à chaque individu de devenir un émetteur de contenus.

L’environnement proposé étant très similaire à l’environnement de Facebook, on s’y retrouve de manière très intuitive et naturelle. Par contre, le compte personnel de Facebook et le compte Workplace (Facebook professionnel) sont totalement distincts et étanches.

Sur chaque nouvelle partagée sur le mur, l’utilisateur peut intégrer un article trouvé sur le Web, intégrer des photos ou des vidéos, « taguer » des collègues pour attirer leur attention sur le partage et choisir dans quel groupe les diffuser. Depuis peu, la plateforme permet également de diffuser une vidéo en direct (https://developers.facebook.com/docs/workplace/live-video) et de rendre accessible des documents hébergés sur un serveur en ligne (Dropbox https://blogs.dropbox.com/dropbox/2017/04/facebook-workplace-integration/).

La plateforme permet également de créer et diffuser des événements et de « chatter » avec ses collègues de travail.

crédit:depositphoto

Et la sécurité de nos données?

Dans un article précédent, nous avions mentionné nos inquiétudes quant à la sécurité des informations partagées sur la plateforme (http://www.grenier.qc.ca/chroniques/8803/facebook-at-work-le-loup-dans-la-bergerie). On le sait, Facebook est assez large dans son interprétation du droit de propriété des données. Workplace répond à cet enjeu en garantissant la sécurité des données d’entreprise à deux niveaux. Tout d’abord, Facebook garantit l’utilisation de normes de sécurité sévères édictées aux États-Unis et en Europe (https://www.facebook.com/workplace/security/?source=topbar). En ce qui concerne la propriété des données, Workplace affirme haut et fort que l’organisation demeure propriétaire et administratrice des données (en formule prémium).

 

De plus, il n’est pas possible pour les utilisateurs de Workplace de repartager le contenu à l’extérieur de la plateforme. Par contre, les administrateurs peuvent créer des groupes interentreprises permettant ainsi la collaboration entre employés d’entreprises différentes.

 

 

Une plateforme simple à utiliser!

Tel que nous l’avons déjà mentionné, il s’agit d’un environnement dans lequel les employés pourront se repérer assez facilement puisque la plupart d’entre nous connaissons déjà l’environnement Facebook.

 

De plus, Workplace propose deux applications mobiles (la première est le reflet de l’interface de la plateforme et la seconde est un équivalent de « Messenger », mais pour Workplace) qui rendent les interactions avec les collègues et l’organisation très fluides.

 

Investir les entreprises... le nouveau Klondike des réseaux sociaux!

Tous les géants des réseaux sociaux travaillent actuellement à offrir des solutions aux entreprises. Leur salut financier à long terme en est directement tributaire. Ainsi, dans la course, on retrouve bien entendu la G Suite de Google (https://gsuite.google.ca/intl/fr_ca/), Yammer (https://www.yammer.com/) et Slack (https://slack.com). On retrouve également des tentatives de Linkedin avec son outil Lookup et, plus récemment, la nouvelle plateforme de Microsoft (Microsoft Teams https://teams.microsoft.com) qui a l’avantage, tout comme Slack, de permettre une intégration facile avec de nombreux outils 2.0 (Trello, Zendesk, GitHub, Hootsuite, etc.).

 

En conclusion...

Tout comme pour les intranets classiques, le défi principal demeure le même : faire en sorte que les utilisateurs développent le réflexe d’utiliser la plateforme. En ce sens, l’environnement Workplace a peut-être une longueur d’avance puisque, au-delà de l’utilisation officielle, les utilisateurs y verront peut-être un outil ludique et social leur permettant de dialoguer avec leurs collègues sur des sujets autres que ceux reliés au travail. L’outil est simple, intuitif, mais le temps nous dira si nous sommes prêts, comme employés, à utiliser ce type d’interface. La question se pose également pour les entreprises : sont-elles prêtes à favoriser une communication ouverte et décentralisée?

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