Et si Facebook devenait votre Intranet?

Par Emilie Pelletier et Didier Dubois

Il y a environ un an, nous n’aurions jamais envisagé d’utiliser Facebook comme Intranet. Mais voilà, la plateforme a évolué. Nous l’avons testé et nous y avons trouvé des choses bien intéressantes. Bien entendu, nous parlons de Workplace. Le fameux « Facebook at Work » et non pas du Facebook que nous utilisons tout un chacun dans notre vie privée pour communiquer avec nos amis et notre famille.

 

Qu’est-ce que Workplace?

Selon Facebook, il y a aujourd’hui plus de 1000 entreprises à travers le monde qui utilisent Workplace pour leurs communications internes. On y retrouve des groupes prestigieux tels que Danone, Starbucks, Renault, Canadian Tire... et HRM Groupe. L’outil est gratuit jusqu’au mois de septembre. Après quoi, il en coûtera 3 $ par usager pour la formule complète, mais Facebook prévoit tout de même proposer une version gratuite avec des fonctionnalités réduites.

L’interface ressemble beaucoup à l’environnement Facebook que tout le monde connaît avec cependant des fonctionnalités et des limitations qui lui sont propres. Le principe de base est que chaque individu s’inscrit ou est inscrit par son organisation dans des groupes. Par la suite, l’ensemble des messages qui sont diffusés dans les groupes auxquels appartient l’individu lui sont proposés sur son mur de nouvelles. Chaque individu peut créer ses propres groupes et y inviter les personnes qu’il souhaite. C’est donc un outil qui permet les communications centralisées, mais qui permet également à chaque individu de devenir un émetteur de contenus.

L’environnement proposé étant très similaire à l’environnement de Facebook, on s’y retrouve de manière très intuitive et naturelle. Par contre, le compte personnel de Facebook et le compte Workplace (Facebook professionnel) sont totalement distincts et étanches.

Sur chaque nouvelle partagée sur le mur, l’utilisateur peut intégrer un article trouvé sur le Web, intégrer des photos ou des vidéos, « taguer » des collègues pour attirer leur attention sur le partage et choisir dans quel groupe les diffuser. Depuis peu, la plateforme permet également de diffuser une vidéo en direct (https://developers.facebook.com/docs/workplace/live-video) et de rendre accessible des documents hébergés sur un serveur en ligne (Dropbox https://blogs.dropbox.com/dropbox/2017/04/facebook-workplace-integration/).

La plateforme permet également de créer et diffuser des événements et de « chatter » avec ses collègues de travail.

crédit:depositphoto

Et la sécurité de nos données?

Dans un article précédent, nous avions mentionné nos inquiétudes quant à la sécurité des informations partagées sur la plateforme (http://www.grenier.qc.ca/chroniques/8803/facebook-at-work-le-loup-dans-la-bergerie). On le sait, Facebook est assez large dans son interprétation du droit de propriété des données. Workplace répond à cet enjeu en garantissant la sécurité des données d’entreprise à deux niveaux. Tout d’abord, Facebook garantit l’utilisation de normes de sécurité sévères édictées aux États-Unis et en Europe (https://www.facebook.com/workplace/security/?source=topbar). En ce qui concerne la propriété des données, Workplace affirme haut et fort que l’organisation demeure propriétaire et administratrice des données (en formule prémium).

 

De plus, il n’est pas possible pour les utilisateurs de Workplace de repartager le contenu à l’extérieur de la plateforme. Par contre, les administrateurs peuvent créer des groupes interentreprises permettant ainsi la collaboration entre employés d’entreprises différentes.

 

 

Une plateforme simple à utiliser!

Tel que nous l’avons déjà mentionné, il s’agit d’un environnement dans lequel les employés pourront se repérer assez facilement puisque la plupart d’entre nous connaissons déjà l’environnement Facebook.

 

De plus, Workplace propose deux applications mobiles (la première est le reflet de l’interface de la plateforme et la seconde est un équivalent de « Messenger », mais pour Workplace) qui rendent les interactions avec les collègues et l’organisation très fluides.

 

Investir les entreprises... le nouveau Klondike des réseaux sociaux!

Tous les géants des réseaux sociaux travaillent actuellement à offrir des solutions aux entreprises. Leur salut financier à long terme en est directement tributaire. Ainsi, dans la course, on retrouve bien entendu la G Suite de Google (https://gsuite.google.ca/intl/fr_ca/), Yammer (https://www.yammer.com/) et Slack (https://slack.com). On retrouve également des tentatives de Linkedin avec son outil Lookup et, plus récemment, la nouvelle plateforme de Microsoft (Microsoft Teams https://teams.microsoft.com) qui a l’avantage, tout comme Slack, de permettre une intégration facile avec de nombreux outils 2.0 (Trello, Zendesk, GitHub, Hootsuite, etc.).

 

En conclusion...

Tout comme pour les intranets classiques, le défi principal demeure le même : faire en sorte que les utilisateurs développent le réflexe d’utiliser la plateforme. En ce sens, l’environnement Workplace a peut-être une longueur d’avance puisque, au-delà de l’utilisation officielle, les utilisateurs y verront peut-être un outil ludique et social leur permettant de dialoguer avec leurs collègues sur des sujets autres que ceux reliés au travail. L’outil est simple, intuitif, mais le temps nous dira si nous sommes prêts, comme employés, à utiliser ce type d’interface. La question se pose également pour les entreprises : sont-elles prêtes à favoriser une communication ouverte et décentralisée?

L’ANALYSE MOTIVATIONNELLE « JOB TO BE DONE »; UN OUTIL POUR VOUS AIDER

 

Qu’est-ce que l’analyse motivationnelle?

L’analyse motivationnelle est un outil de la méthode « design thinking » utilisé lors de la première phase du processus, la clarification. Il faut débuter par identifier l’opportunité en allant chercher les opinions des clients et/ou utilisateurs actuels afin de comprendre la manière dont ils vivent la situation actuelle. Cet outil nous permet d’aller comprendre les tâches, les motivations profondes, les indicateurs de succès et les pièges à éviter, ce qui mettra en lumière les endroits où concentrer notre énergie pour créer de la valeur pour nos clients. Ultimement, l’analyse motivationnelle est une façon de recadrer et d’innover la manière de faire les choses pour être aligné avec les motivations/besoins des clients. On répond aux questions suivantes : Qu’est- ce que le client veut? Quelles utilisations fera-t-il de mes services? Qu’est-ce qui le motive à revenir me voir? Lorsque les réponses seront recueillies, il sera possible d’ajuster les services offerts pour fournir des solutions qui répondent aux intentions spécifiques de nos clients, c’est-à-dire leurs buts à eux. N’oublions pas que notre raison d’être est d’aider nos clients à satisfaire leurs besoins.

 

Qui doit être impliqué?

Puisque nous utilisons l’analyse motivationnelle pour redéfinir et transformer le rôle actuel des professionnels en RH, il est préférable que l’outil soit porté par un leader de la fonction RH qui souhaite transformer son équipe et bâtir une réelle expérience client. Sans cet appui, il serait surprenant que les employés puissent transformer la façon dont ils livrent des services. Ensuite, tous les membres de la fonction ou de l’équipe doivent être impliqués ainsi que les divers clients comme les employées, les gestionnaires de tous les niveaux et la haute direction. Comme ces catégories de clients ont toutes des besoins et des motivations différentes, il faut aller cerner ces différences pour livrer des solutions stratégiques de valeurs à chaque échelon hiérarchique.

 

Comment ça s’applique?

Dans ce cas précis, l’opportunité est de trouver la meilleure façon de concevoir le rôle des membres de la fonction RH afin de devenir des partenaires stratégiques.

 

Allez rencontrer vos clients et identifiez leurs besoins. Pensez au-delà des services que vous offrez actuellement et tentez de trouver leurs motivations profondes dans leur rôle spécifique tout en gardant en tête votre propre rôle.

 

Les réponses dans les encadrés ci-dessous servent d’exemples. Nous analyserons les attentes d’un employé face au rôle attendu de son responsable RH, spécialiste en gestion des carrières.

 

1. Considérez deux types de rôle : fonctionnel et émotionnel. Le rôle fonctionnel est la tâche à accomplir et le rôle émotionnel est le sentiment sous-jacent à l’atteinte de l’objectif.

 

2. Définissez des critères pour mesurer le succès des deux types de rôle du point de vue du client. Quels sont les critères de performance utilisés par le client pour affirmer que le besoin a été comblé?

 

3. Définir les résultats à éviter. Comment le client décrit-il ses points de douleur? Quels sont les éléments qui le rendent non satisfait à l’égard de son objectif à atteindre?

 

Finalement, nous recommandons que le responsable de l’équipe RH commence en faisant cet exercice avec sa propre équipe. Ainsi, lorsque les besoins de l’équipe et des clients sont arrimés, il sera possible de commencer par travailler sur ces éléments-là pour transformer le rôle. C’est d’ailleurs ce qui crée de la valeur pour les personnes dans l’organisation, c’est-à-dire lorsque tout le monde y trouve son compte. La motivation de l’équipe à se transformer sera plus grande, ce qui favorisera une bonne gestion du changement puisqu’un changement radical du rôle des RH engendrera peut-être quelques résistances!

 

PROCHAINES ÉTAPES

· Analysez ce que vous êtes prêt à changer et priorisez (court, moyen et long terme). 

· Définissez les écarts entre les services offerts et désirés. 

· Générez de nouvelles idées pour trouver la manière de faire évoluer les rôles. 

 

À RETENIR

L’analyse motivationnelle peut donc être un outil particulièrement pertinent dans un contexte de redéfinition de la pratique ressources humaines puisqu’elle permet de cerner les motivations profondes derrière ce que vos clients veulent accomplir avec vous. Il faut se détacher de nos processus et aller rencontrer les individus pour se positionner comme des acteurs qui vont les aider à réaliser leur mission. L’énergie peut ensuite être déployée sur les éléments qui créent le plus de valeur. C’est donc ainsi qu’il sera possible de devenir de vrais partenaires stratégiques, et ce, à tous les niveaux de l’entreprise!

 

Bien souvent, des changements liés aux rôles et responsabilités engendrent une certaine anxiété chez les employés qui occupent ces positions. Il n’est donc pas rare de faire face à certaines résistances chez les gens impactés par le changement. De ce fait, utiliser l’approche « design thinking » pour faire évoluer les rôles des équipes de gestion des ressources humaines est plus qu’appropriée puisqu’elle permet d’impliquer de nombreux acteurs. Ces derniers font partie de la solution, ce qui provoque un réel désir de se transformer. Donc, êtes-vous prêt à saisir cette opportunité?

 

RÉFÉRENCES

         Bersin, J. (2014). « The New Model for Talent Management: Agenda for 2015 ». Recrutement & RH, A aires. Retrouvé          sur : http://www.slideshare.net/jbersin/talent-management-revisited/34-34_The_Crux_of_the
         Bersin, J., Solow, M., & Wake eld, N. (2016). « Design Thinking: Crafting the employee experience ». Deloitte          University Press. Retrouvé sur : http://dupress.com/articles/employee-experience-management-design-thinking/          ?id=gx:2el:3dc:- dup3021:awa:cons:hct16
          Vosburgh, R. M., PhD. (2015). « HR’s evolving role with the board ». People and Strategy, 38(2), 18-21.
          Yadav, P., & Singh, J. (2014). « Paradigm shift in human resource management in present scenario - emerging           trends ». Su- medha Journal of Management, 3(3), 59-72.
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