Une politique d’utilisation des médias sociaux... en avez-vous une?

Par Emilie Pelletier et Didier Dubois

En 2016, il est incroyable de voir combien d’entreprises (petites, moyennes et grandes) n’ont toujours pas de politique d’utilisation des médias sociaux. Souvent, on nous dit que, comme l’organisation a fait le choix de ne pas être sur les réseaux sociaux et qu’elle n’y donne pas accès à ses employés sur les heures de travail, ce n’est pas nécessaire. ERREUR! Ce n’est pas parce que vous n’y êtes pas que vos employés n’y sont pas via leur cellulaire ou encore, le soir de retour à la maison. Par ailleurs, que votre employé navigue durant les heures de travail ou pas, n’y change rien. Il porte toujours le chapeau de votre entreprise. Imaginez un employé qui a eu une journée difficile et qui décide d’aller se vider le cœur sur sa page Facebook... Peut‑il porter atteinte à la réputation de son employeur? Peut-il faire une faute déontologique?

  

Et bien oui! Le cas West Coast Mazda nous démontre que même si l’on a l’impression d’avoir une conversation privée sur Facebook, lorsque notre interlocuteur et nous-mêmes avons un grand nombre de contacts, les tribunaux considèrent que nous ne sommes plus dans la sphère privée, mais bel et bien dans le domaine public.

Alors pourquoi, en tant qu’organisation, vous priveriez-vous d’un outil tel que la politique d’utilisation des médias sociaux qui vous permettrait de sensibiliser vos employés avant qu’un dérapage ne survienne?

 

D’abord et avant tout, un outil de sensibilisation!

Une politique d’utilisation des médias sociaux est souvent perçue comme étant un outil contraignant. Il est possible, effectivement, de l’utiliser à cet effet, mais il s’agit là de son troisième rôle.

  

En premier lieu, la politique ou encore la charte (dépendamment du sens que vous souhaitez lui donner) est d’abord et avant tout un outil de sensibilisation. Elle permet d’émettre clairement des recommandations à vos employés concernant les risques, mais aussi, les opportunités liées à l’utilisation des médias sociaux. C’est pour cela qu’il est primordial que tout au long de la rédaction de votre document, vous vous assuriez de donner des exemples concrets de ce que vous énoncez afin que toutes les personnes concernées interprètent le contenu de la même façon.

Crédit: BigStockPhoto

Dans un deuxième temps, la politique d’utilisation des médias sociaux permet d’énoncer clairement les comportements que vous souhaitez que vos employés adoptent. En effet, lorsque les médias sociaux sont bien utilisés, ils deviennent un outil très puissant pour les communications internes ou externes de l’entreprise et sont mêmes devenus un instrument essentiel pour faire rayonner l’organisation. Nous devrions donc encourager nos employés à s’exprimer sur les médias sociaux pour promouvoir, par exemple, nos produits, nos services et pourquoi pas, leur expérience en tant qu’employé.

Puis, dans un troisième temps, elle permet également de restreindre les comportements qui ne seront pas tolérés ainsi que les conséquences qui y seront associées. À ce niveau, un simple exercice de remue-méninges permettra de faire ressortir un certain nombre de situations problématiques qui ont été vécues et que l’on souhaite ne pas voir se reproduire. Par contre, il ne faudrait pas oublier de tenter d’identifier des comportements qui pourraient apparaître et que l’on souhaite proscrire de manière proactive. En impliquant des représentants des divers secteurs et départements de l’entreprise, il est plus facile de s’assurer de prévoir de manière plus exhaustive, les différents scénarios que l’on souhaite éviter.

  

Ceci dit, dans la plupart de nos interventions, lorsqu’il y a eu un dérapage de la part des employés sur les réseaux sociaux, cela ne partait pas d’une intention malhonnête. Bien au contraire, c’était plus souvent qu’autre chose la méconnaissance de ces outils ainsi que leur puissance de propagation qui ont pris par surprise les employés. En faisant signer une fois par année la politique et en nous assurant de faire des rappels régulièrement, tout au long de l’année, de ses diverses composantes, nous nous assurons tout simplement d’une navigation plus saine pour tous.

 

En conclusion...

La rédaction de votre politique ou charte d’utilisation des médias sociaux ne sera jamais totalement complétée. En fait, c’est un processus évolutif et dynamique. D’une part, les médias sociaux ne cessent d’évoluer et de nouveaux risques ou opportunités apparaissent presque quotidiennement. D’autre part, de nouveaux incidents en milieu de travail surgissent fréquemment, nous exposant à des scénarios auxquels nous n’aurions pas pensé. Il faut alors réviser la politique en conséquence et peut-être même y intégrer l’esprit des jurisprudences qui découlent de ces incidents. Avec les médias sociaux, vous ne risquez pas de vous ennuyer, c’est un domaine qui ne cesse de se transformer!

Pour explorer davantage ce sujet : Comment bâtir votre politique d'utilisation des médias sociaux

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