L’importance des entrevues de départ

Par Emilie Pelletier et Didier Dubois

De retour de vacances ressourcés et plein d’énergie, plusieurs d’entre vous reviennent au travail avec de bonnes résolutions. Si nous avions une bonne résolution à vous suggérer en ce début d’automne, ce serait d’implanter des entrevues de départ. Cela a l’air fort simple et plusieurs nous diront qu’ils le font déjà de manière plus au moins formelle. Mais voilà, le fait de formaliser cette étape cruciale dans le cycle de travail de vos employés permet à l’organisation, tout comme à l’employé, de boucler la boucle et d’avoir accès à une information précieuse. Que ce soit pour un départ volontaire ou involontaire, l’entrevue de départ est une marque de respect importante de l’organisation vis-à-vis son employé qu’il ne faut surtout pas négliger.

 

Les bonnes conditions pour réaliser une entrevue

La meilleure façon de réaliser une entrevue de départ est une rencontre personne à personne. Nous sommes bien conscients que cela n’est pas toujours évident compte tenu de la charge de travail, mais le contact direct reste la méthode la plus appréciée. Plusieurs se replieront sur l’appel téléphonique qui reste une solution, mais qui devient alors un peu plus impersonnel. En personne, tout comme au téléphone, il est important de prévoir un échange d’au moins une heure dans un endroit calme où vous ne serez pas dérangé afin que votre attention soit à son maximum

 

Il est également important que l’entrevue soit menée par une personne neutre vis-à-vis l’employé, afin que l’employé qui quitte son emploi soit bien à l’aise de partager ses perceptions. Il pourrait s’agir d’un représentant des ressources humaines interne ou mieux encore, d’un partenaire externe de l’organisation. C’est un exercice volontaire de la part de l’employé qui doit rester confidentiel.

 

La standardisation du questionnaire

Afin que cet exercice soit des plus bénéfiques pour l’organisation, il est primordial de pouvoir comparer les réponses, entrevue après entrevue et année après année. C’est un peu la mémoire de l’entreprise et une trace de l’évolution de ses pratiques. Cependant, dans une organisation, l’entrevue de départ peut être faite par divers acteurs, et ce, au cours de diverses années. Il est donc important de créer un canevas d’entrevue qui pourra être complété par différents intervieweurs, mais qui garantira que l’on va prélever les mêmes types d’information, permettant ainsi la comparaison. Cela n’empêche en rien de laisser de l’espace pour des questions supplémentaires ou des sujets ouverts spontanés, en fonction des discussions.

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Les types de questions

Le but de l’entrevue de départ (aussi appelée entrevue de fin d’emploi) n’est pas uniquement de comprendre la cause du départ. Il ne s’agit là que de l’un des motifs de l’exercice. L’entrevue de départ est un échange riche dont il faut extraire le maximum d’information.

 

Dans l’élaboration de votre questionnaire, assurez-vous donc de couvrir différentes thématiques dont :

▪  ce qui l’a attiré initialement dans ce poste et vers votre organisation;

▪  les raisons de son départ;

▪  ce que l’organisation devrait améliorer;

▪  ce que l’organisation devrait conserver;

▪  si dans le futur il aimerait revenir au sein de l’organisation.

 

Les avantages pour l’employé

L’entrevue de départ d’un employé permet à ce dernier de bénéficier d’un échange privilégié avec l’organisation. C’est le moment pour lui de mettre en lumière les éléments positifs et négatifs de son expérience employé. C’est le moment idéal également pour parler de ses aspirations futures et de son possible intérêt à revenir travailler pour l’organisation dans quelques années, si tel est le cas. N’oublions pas qu’aujourd’hui, les employés quittent leur emploi de plus en plus souvent pour éventuellement revenir (et avec de nouvelles expériences et compétences). Les employés ne partent pas toujours frustrés. Des fois, ils ont juste trouvé une opportunité plus intéressante ailleurs (plus proche du domicile, permettant d’accéder à des fonctions non disponibles chez vous, etc.) et partent sans animosité envers l’organisation. Il faut donc laisser la porte ouverte à un retour potentiel.

 

Les avantages pour l’organisation

C’est un exercice riche pour l’organisation qui peut récolter des données sur les facteurs d’attraction, de fidélisation, de mobilisation, de gestion, de reconnaissance, de culture organisationnelle, etc. Après quelques entrevues, des pistes d’amélioration apparaîtront et permettront d’enligner ou d’appuyer les plans d’action RH.

 

C’est également le moment pour l’organisation de remercier l’employé pour son travail et de valider avec lui son intérêt à revenir ou pas, travailler au sein de l’organisation. Et qui sait, de garder la porte ouverte à un retour à court terme si l’intégration dans le nouvel emploi ne se passe pas bien...

 

Quitter en bons termes

De nombreux entrepreneurs sont blessés par le départ des employés qu’ils voient comme une trahison. Les employés quittent leur emploi habituellement pour améliorer leur sort et non pas pour nuire à celui de leur ex-employeur. L’entrevue de départ doit donc être un exercice positif et constructif où l’on reconnait la valeur du travail réalisé par l’employé durant ses années de services.

 

En conclusion... 

Comme nous l’avons vu, l’entrevue de départ peut être aussi bénéfique pour l’employé que pour l’entreprise. De plus, dans un marché d’attraction des talents de plus en plus difficile, chaque étape de l’expérience employé est essentielle dans la consolidation du positionnement employeur des entreprises ainsi que dans leur réputation. Alors, n’hésitez plus...