Une première journée qui en dit long

Par Catherine Rousseau

Aujourd’hui c’est le grand jour. Le programmeur logiciel que vous cherchiez depuis tellement longtemps débute sa première journée de travail au sein de votre organisation. La personne qui occupait précédemment cet emploi est partie sans tellement vous en informer à l’avance. Pourtant, elle était à l’emploi depuis six mois seulement.

 

Vous avez donc réaffiché votre poste sur des sites génériques et des sites spécialisés. Pour mettre plus de chances de votre côté, vous aviez aussi mandaté une firme spécialisée pour effectuer des recherches de candidatures potentielles pour vous. Vous aviez fait du bruit, à nouveau, dans votre réseau de contacts et aviez aussi bonifié le programme de référencement pour mettre toutes les chances de votre côté de trouver la meilleure personne et le plus rapidement possible. Et c’est ainsi qu’après 136 jours de recherche active, Pierre débute. Vous avez dû ajuster à la hausse le salaire offert puisque la compétition est vraiment féroce, mais vous êtes convaincu que c’est LA bonne personne.

 

C’est lundi et vous avez une semaine très chargée. Plusieurs réunions de planifiées et des rencontres à l’extérieur avec des clients. Vous vous assurez d’être présent au moment de l’arrivée de Pierre pour lui souhaiter la bienvenue et avez planifié une rencontre pour lui présenter son plan d’accueil et d’intégration. Mais voilà qu’en consultant vos courriels, un comité de gestion vient d’être planifié pour l’avant-midi. Que faites-vous?

 

a) Jamais vous ne pourriez refuser d’assister au comité de gestion où votre patron vous a convié, il pourrait croire que vous ne priorisez pas les bonnes choses.

 

b) Vous accueillerez Pierre pour sa première journée de travail puisque vous savez que cette première journée est très importante. Vous mentionnerez à votre patron que vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas accueillir Pierre pour sa première journée; tellement d’efforts ont été investis pour trouver cette ressource, vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté.

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Vous êtes certainement tenté par l’option a), mais choisir l’option b) sera hautement plus bénéfique puisque l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé est un moment névralgique. Vous devez, et ce, dès le premier jour, faire sentir à Pierre qu’il a fait le bon choix. Vous lui avez même préparé un plan d’accueil et d’intégration des plus complets et qui adresse les éléments suivants :

 

· Une présentation à tous les collègues.

Vous avez prévu prendre tous ensemble, un moment pour souligner l’arrivée de Pierre. Vous prendrez le temps de faire le tour du bureau et lui présenter tous les collaborateurs. Bien sûr, puisque vous avez acheminé vendredi dernier un mémo annonçant son arrivée et son parcours professionnel. Les salutations seront ainsi des plus cordiales et des questions d’intérêts seront posées à Pierre. Ce dernier sentira que son arrivée était bien attendue!

 

· Une première rencontre avec vous pour lui présenter son plan d’accueil et d’intégration.

La semaine dernière, vous aviez appelé Pierre pour lui souhaiter à nouveau la bienvenue et savoir s’il avait des besoins spécifiques concernant son accueil puisque vous étiez à la préparation de son arrivée. Et aujourd’hui, lors de cette première rencontre, vous lui présentez ce plan d’accueil et d’intégration. Vous lui présentez aussi la compagnie, la structure, votre fonctionnement et l’environnement de travail. Vous planifierez aussi ensemble un moment pour la présentation de vos attentes et objectifs.

 

· Une table de travail prête à recevoir Pierre.

Pour son arrivée, vous vous êtes assuré que son environnement de travail soit tout à fait prêt. Un téléphone et un ordinateur prêt ainsi qu’un téléphone portable puisqu’il y a des déplacements prévus dans ses activités au travail.

 

· Un parrain dédié qui sera la personne de référence pour Pierre.

Bien sûr, vous avez choisi Émile de façon très judicieuse. Il fait un excellent travail et il aime tellement aider les autres. En guise de reconnaissance, vous lui offrez donc d’être le parrain de Pierre et surtout, vous vous assurez de lui libérer un peu de temps pour qu’il puisse jouer pleinement son rôle de parrain.

 

· Des formations pertinentes déjà mises à l’horaire.

Effectivement, tout le monde du département a déjà suivi la formation sur la nouvelle solution tendance… alors, vous avez déjà inscrit Pierre à celle-ci, il se joindra à une autre équipe pour cette formation. Il y a aussi des formations plus informelles pour le fonctionnement du logiciel de gestion de projet et celui de la messagerie. Elles sont aussi à l’agenda de cette semaine.

 

· Des rencontres de suivi planifiées avec vous pour prendre le pouls et qui vous permettront d’ajuster des éléments en cas de besoin.

La première semaine, il s’agit de rencontres de 15 minutes chaque jour. Les 2 semaines suivantes, une rencontre aux 2 ou 3 jours et, par la suite, une rencontre chaque semaine, et ce, jusqu’à ce que nous arrivions à la fin de la période de probation. Je vous rappelle que cette période dite de « probation » est significative pour les deux équipes. Pendant ce moment, et même après, vous vous assurez que votre choix soit réellement le bon… mais Pierre aussi fera cette analyse…

 

Finalement, vous allégez votre horaire de travail et vous vous assurez d’être présent auprès de Pierre, puisque votre priorité, c’est de vous assurer que Pierre vive une expérience employé exceptionnelle, et ce, autant que l’expérience candidat vécue lors de vos rencontres préalables. Vous savez que la qualité de l’encadrement que vous allez lui offrir ainsi que votre disponibilité sont des éléments clés qui favoriseront une intégration réussie.

 

Mais après tout, il vous suffit simplement de faire faire vivre votre marque non?!