Peu importe l’occupation professionnelle, dans un monde idéal, elles servent traditionnellement à échanger des informations et des réflexions sur un ou des sujets en temps réel, discuter, brainstormer, parvenir à un consensus ainsi qu’émettre des pistes d’actions sur un sujet, le tout efficacement.
L’intelligence collective à son meilleur, en somme. De ce fait, elles constituent un outil de travail de choix.
Lorsqu’elles sont bien conçues, elles constituent également des occasions en or pour rapprocher les membres d’une équipe et ainsi améliorer la cohésion, la communication et la collaboration.
Par contre, elles viennent avec un coût considérable qu’on sous-estime. Mal préparées, mal conduites et trop nombreuses, elles peuvent aussi engendrer une pléthore d’effets potentiellement néfastes, notamment en alourdissant la charge de travail, en réduisant la productivité ainsi qu’en sapant la satisfaction générale et le mieux-être des membres de votre équipe.
Les employé.es passent en moyenne 6 heures par semaine en rencontre. Pour les gestionnaires, c’est une moyenne de 23 heures qui est estimée, nous dit le «Business Harvard Review».
«Business Insider» mentionne quant à lui que c’est 11 millions de rencontres qui ont lieu chaque jour aux États-Unis, coûtant aux entreprises près de 37 milliards de dollars annuellement.
Toujours selon Business Insider, il semblerait qu’une rencontre sur trois est improductive et inefficace. Donc, non, le retour sur investissement n’y est pas toujours. Voici des pistes de réflexion pour alléger le poids dans la charge totale de la semaine de tous.
On peut grandement réduire le temps consacré aux réunions en misant sur de meilleurs processus de prise de décision, de gestion de projet, de documentation ou de communication. Mais l’organisation doit faire son travail de réflexion en la matière. Il ne saurait être question de simplement reléguer la responsabilité aux individus.
... pour réduire efficacement le nombre de rencontres requises. Plusieurs outils existent pour y arriver. On s’assurera également de donner formations et lignes directrices d’utilisation claires, là aussi. Les rencontres ne devraient donc pas être utilisées uniquement pour s’échanger des informations.
Faites une liste des sujets acceptables et inacceptables à discuter en rencontre. Donnez un cadre clair pour la préparation, le déroulement et le suivi des rencontres. Donnez aussi des directives claires sur les rencontres imprévues. On veillera aussi à énoncer clairement la participation attendue des personnes autour de la table : donner des idées, de la rétroaction, des réflexions et sous quelle forme. Attention! Ponctualité, respect et civilité doivent également être invités formellement aux rencontres.
Pour respecter le temps attribué, on peut être audacieux et éliminer les varias, qui sont cause d’imprévus et de discussions surprises, susceptibles d’allonger la rencontre de façon intempestive. Si un point mérite de figurer sur l’ordre du jour, il doit y être mis formellement, en tenant compte du temps déterminé pour la rencontre.
Justement, certaines organisations tolèrent une mauvaise organisation du temps, en permettant de fixer des rencontres de façon irréaliste ou ferment les yeux sur les retards chroniques de plusieurs, ce qui crée des pertes de temps considérables. On commence et on termine à l’heure, avec un agenda raisonnable de sujets qui font du sens, en prévoyant des périodes-tampon entre chaque rencontre pour pallier aux imprévus et aux transitions de lieux ou de salles virtuelles. On peut aussi nommer un gardien du temps!
Certaines tâches requièrent de la concentration, du temps et de l’investissement, comme l’analyse ou la rédaction. Il faut les mettre à l’horaire, au bon moment, sinon temps supplémentaire et manque de déconnexion seront aussi au rendez-vous.
Si le sujet le permet, rien n’empêche de tenir une rencontre, en présence ou à distance, en y mettant un peu de mouvement, ou même dehors. Le « co-walking » permet d’insuffler des périodes d’activités physiques, diminuant ainsi le poids de la sédentarité qui vient avec un travail de bureau. Une belle façon aussi d’insuffler un vent de mieux-être au quotidien. Voyez à ce propos le Guide des rencontres actives de l’Université Laval.
Le principe du gaz, vous connaissez? Une tâche prendra le temps qu’on lui attribue. Vous voulez des rencontres plus courtes et plus efficaces? Allouez une période de temps appropriée et tenez-vous-y.
... en présence ou à distance. Une belle façon d’attacher les deux points précédents!
... on se fixe des plages horaires qui permettent à tous de planifier et de terminer en douceur, ainsi que de se fixer des périodes de récupération appropriées, comme la première et/ou la dernière heure de la journée ou de la semaine.
Ou mieux : être audacieux et radicaux en fixant des journées sans rencontre!
BAER, Drake et DE LUCE, Ivan, «$37 billion are lost every year on these 12 meeting mistakes», Mis à jour le 6 juin 2019, repéré au https://www.businessinsider.com/37-billion-is-lost-every-year-on-these-meeting-mistakes-2014-4
PERLOW, A. L, NOONAN HADLEY, C. EUN, E. «Stop the meeting Madness» Harvard Business Review, Édition de Juillet-Août 2017, Repéré au :https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
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