Les entretiens individuels peuvent parfois ressembler à des visites chez le médecin. La plupart des gens en ont besoin, et certains d’entre nous les appréhendent. Mais si vous vous présentez, que vous partagez les informations nécessaires et que vous travaillez ensemble, votre santé s’améliorera et vous serez tous deux plus engagés dans votre bien-être.
Nous vous présentons ici quatre conseils qui peuvent aider les gestionnaires et les employés à améliorer les entretiens individuels : planifier les sujets à aborder, écouter et apprendre, développer une relation et honorer vos obligations.
Créer un ordre du jour pour vos réunions permet de les structurer, de sorte que vous puissiez vous concentrer et profiter pleinement de votre discussion. Avant la réunion, les deux participants doivent préparer une liste de sujets, classés du plus important au moins important. Si vous devez discuter de sujets très importants, il est préférable d’échanger vos listes à l’avance afin que chacun ait le temps de se préparer.
Voici quelques exemples qui peuvent vous aider à préparer une liste de sujets :
Incitations pour les gestionnaires et les employés :
. Quelles sont mes priorités?
. Ce dont j’ai besoin.
. Possibilités de développement professionnel (formation formelle pour l’avancement de la carrière, formation professionnelle, conférences et certifications).
. Sujets pour de futures réunions.
Incitations supplémentaires pour les gestionnaires :
. Gains, reconnaissance, gratitude.
. Coaching (par exemple : suggestions pour améliorer la communication, la gestion du temps et la responsabilisation).
. Objectifs de l’employé (objectifs auto-identifiés, mesurés à intervalles réguliers).
. Informations sur l’entreprise.
Suggestions supplémentaires pour les employés :
. Obstacles, frustrations.
. Actions spécifiques, délais et prochaines étapes.
Pour être sûr de parcourir votre liste, gardez-en une copie devant vous et cochez les éléments au fur et à mesure. Vérifiez auprès de votre interlocuteur que vous vous êtes tous les deux entendus et mettez-vous d’accord sur les points essentiels à retenir avant de passer au sujet suivant. Soyez prêt à modifier la conversation lorsque de nouveaux sujets sont abordés, et notez-les dans votre agenda si vous souhaitez vous y référer plus tard.
Avant la fin de la réunion, vérifiez que vous avez tous les deux abordé les principaux sujets que vous souhaitiez discuter et prenez note des points en suspens que vous devez remettre à la prochaine fois.
Les réunions individuelles peuvent être le meilleur moyen d’établir une communication efficace et de partager des informations sensibles entre gestionnaires et employés. Trouvez un espace calme pour vous rencontrer afin que vous puissiez être tous les deux pleinement présents, éteignez vos téléphones et fermez la porte.
Convenez de quelques règles de base que vous suivrez tous les deux :
. Écoutez pour comprendre et apprendre l’un de l’autre, et pas seulement pour déterminer votre réponse.
. Laissez à votre interlocuteur le temps de réfléchir et de répondre avant de vous lancer.
. Cherchez à résoudre les problèmes ensemble, au lieu de vous contenter de signaler les failles de la logique.
. Exprimez clairement vos intentions et vos pensées afin que l’autre personne n’ait pas à deviner ce que vous voulez dire.
. Posez des questions ou offrez des idées et des observations réfléchies pour montrer que vous êtes engagé.
Comme votre temps est limité, réfléchissez bien à la manière dont vous souhaitez aborder des sujets complexes ou sensibles. Lorsque vous abordez des préoccupations, faites en sorte qu’elles soient spécifiques au sujet traité et évitez toujours d’être trop négatif ou critique.
Même si vous travaillez dans un environnement qui n’arrête jamais, prendre du temps pour des réunions régulières en tête-à-tête est un investissement précieux dans votre relation de travail. Des relations solides conduisent à des équipes plus efficaces – et de meilleures équipes produisent de meilleurs résultats.
Lorsque vous créez un environnement où vous pouvez parler ouvertement en toute sécurité, vous vous sentirez tous les deux plus à l’aise d’aborder toute une série de sujets.
. Commencez par faire le point.
. Demandez à l’autre personne comment ça se passe au travail et si elle a des préoccupations à aborder.
. Faites place à une réponse authentique et offrez également votre réponse honnête.
Évitez les sujets délicats tels que la politique ou les conflits familiaux; optez pour les sujets neutres tels que vos projets de la fin de semaine, vos destinations de vacances, vos animaux domestiques, vos livres, vos films et vos loisirs. Félicitez les autres employés lorsque c’est approprié, mais évitez les commérages; s’il y a des préoccupations légitimes qui affectent votre productivité, une réunion en tête-à-tête est un bon moment pour en discuter.
Rien ne donne aux gens un meilleur sentiment d’appartenance que le respect. Reconnaître le bon travail et tenir ses engagements montrent que le respect va dans les deux sens. Si l’autre personne fait un excellent travail, faites-le lui savoir et remerciez-la. Soyez précis sur ce qui fait une différence positive. Si vous avez mis en pratique une de ses idées ou si vous l’avez étudiée avec d’autres membres de votre équipe, dites-le-lui.
Respectez le temps partagé en respectant l’horaire de vos réunions. Si vous devez reporter la réunion, faites-le le plus tôt possible et essayez de la reprogrammer dans la même semaine.
Les réunions individuelles sont l’un des outils de productivité les plus puissants dont disposent les gestionnaires et les employés. Pour tirer le meilleur parti de ces réunions, veillez à établir un ordre du jour, à écouter et à apprendre, à établir une relation et à respecter le temps imparti.
En mettant ces conseils en pratique, vous êtes tous les deux plus susceptibles de quitter les réunions en tête-à-tête avec un sentiment de satisfaction et de motivation. Cela permet de développer des relations plus fortes entre les managers et les employés, ce qui contribue également à engager et à retenir les membres de l’équipe. Tout le monde y gagne.
Stepan Arman est directeur principal des ventes, Québec, chez Indeed.
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