Avec le télétravail, la collaboration entre les membres d’une équipe peut représenter un enjeu organisationnel. Pour répondre à cet enjeu, des organisations obligent un retour au bureau quelques jours par semaine alors que d’autres investissent dans des logiciels spécialisés. Mais au-delà de ces solutions, qu’en est-il des relations entre les membres de l’équipe?
Malgré toutes les pratiques et les outils de gestion mis en place, pour favoriser la collaboration entre les membres d’une équipe, il est nécessaire que les relations favorisent un sentiment de sécurité, une perception d’équité, un engagement accru et un plus grand sentiment d’appartenance au groupe. Dans le contexte du télétravail, pour augmenter la collaboration, nous vous proposons de favoriser les échanges informels et d’augmenter la proximité entre les membres de l’équipe.
Favoriser les échanges informels
En télétravail, les réunions se succèdent et il est important de se lancer dans le sujet rapidement, puisque le temps est compté. Pour réduire le nombre de rencontres, certains augmentent le nombre de personnes dans ces rencontres et respectent rigoureusement l’ordre du jour. Ainsi, ces rencontres deviennent des séances d’information où des personnes se côtoient sans nécessairement échanger entre elles ni développer une relation durable. Les échanges qui se déroulent dans ces rencontres sont alors formels et les échanges informels sont relégués à d’autres moments ou dans d’autres contextes. Vient alors la question de savoir comment trouver l’équilibre entre les échanges informels, la collaboration et la productivité?
Augmenter les échanges informels n’est pas une perte de productivité en soi, puisqu’une meilleure connaissance des membres de l’équipe augmente le sentiment d’appartenance et de sécurité à l’égard des autres. Concrètement, différentes actions peuvent être entreprises :
- Créer des rencontres où le seul point à l’ordre du jour est d’échanger informellement.
- Revoir l’ordre du jour des rencontres pour y intégrer une période d’échanges informels.
- Réduire le nombre de sujets à l’ordre du jour pour permettre des échanges informels sur des sujets prévus.
- Encourager les membres de l’équipe à s’interpeller mutuellement pour échanger sur une idée, trouver de nouveaux angles pour un projet ou même exprimer leurs frustrations.
- Définir ce que représente une utilisation acceptable des ressources informatiques pour discuter de sujets personnels.
Ces quelques exemples permettent de remettre à l’avant-plan les discussions informelles qui se déroulent (encore parfois) autour de la machine à café ou dans un cadre de porte. L’objectif de ces actions est d’augmenter les moments agréables et plaisants et de favoriser des échanges où les relations permettent à la fois de répondre à un besoin précis, d’échanger des émotions et d’avoir accès à de l’information.
Augmenter la proximité
Tant dans les rencontres en présence que dans les rencontres virtuelles, une augmentation de la proximité physique entre les membres de l’équipe facilitera le passage entre des échanges formels et des échanges informels. Le retour au bureau prévu quelques jours par semaine devrait être vu comme une occasion d’augmenter la proximité physique entre les membres de l’équipe. Il est donc nécessaire de revoir les raisons réelles du retour au travail. S’agit-il d’une façon d’exercer un plus grand contrôle sur la présence au travail, ou ce retour vise-t-il à augmenter la collaboration entre certains membres d’une équipe?
Dans la mesure où il n’est pas possible d’augmenter la proximité physique, il faut tenter d’augmenter la proximité psychosociale, c’est-à-dire le partage de références, de valeurs et d’affinités entre les membres d’une équipe. Grâce à la proximité psychosociale, des relations fondées sur une connaissance et une reconnaissance des personnes entre elles se développent.
Pour favoriser la proximité psychosociale, les personnes doivent passer du temps ensemble de façon informelle afin de discuter de sujets personnels, d’être en mesure de partager une satisfaction affective réciproque et ainsi de développer un sentiment de sécurité et une proximité émotionnelle avec les autres. Concrètement, différentes actions peuvent être entreprises :
- Favoriser le partage de références (culturelles, générationnelles, sociales) entre les membres de l’équipe, surtout pour les nouvelles personnes.
- Encourager la reconnaissance de valeurs communes et l’appropriation des valeurs organisationnelles.
- Encourager le partage d’affinités, d’émotions et de vulnérabilité entre les personnes.
- Définir les limites de l’utilisation de blagues privées ou de blagues d’initiés (inside jokes).
- Participer au déploiement d’une culture de sécurité psychosociale.
Ces actions permettent aux membres de l’équipe de développer un sentiment de sécurité, mais aussi un plus grand engagement à l’égard des autres membres, ce qui favorise la collaboration.
Conclusion
Considérant que le développement de relations entre les membres d’une équipe ne peut pas relever uniquement des équipes de gestion, il est nécessaire de sensibiliser l’ensemble des membres à leur rôle dans le développement de saines relations au sein de l’équipe. Ultimement, en contribuant individuellement à ces relations, les membres de l’équipe amélioreront la collaboration, et ce, peu importe la pratique ou le logiciel de gestion utilisé.
