Développement organisationnel et expérience employé
J'ai passé une bonne partie des 2 dernières années à concevoir un produit pour l'accueil et l'intégration des nouveaux employés. Pendant cette période, j'ai échangé avec des dizaines de PME pour voir ce qu’ils faisaient ou pas.
Voici 10 constats que j'ai faits.
Alors que de nombreux recruteurs considèrent que leur travail est terminé une fois qu’un candidat accepte une offre, ils devraient plutôt aider à préparer leurs candidats pour les premiers jours de leur nouvel emploi et partager des informations tels que le code vestimentaire, les politiques internes, le stationnement et toutes autres informations pertinentes.
De plus, il est souhaitable que les recruteurs fassent un « check-in » avec le nouvel employé le premier jour et à quelques reprises au cours des semaines suivantes. Il est important de s’assurer que l’employé soit à l’aise dans le processus de l’intégration.
La pré-intégration commence à l’acceptation de l’offre jusqu’à la première journée de l’employé. Cette étape peut se faire par l’envoi d’informations sur l’entreprise tels que sa culture, ses produits, les membres de l’équipe, les avantages et autres informations d’ordre logistique en lien avec le premier jour. Elle permet aussi d’atténuer le stress du premier jour, souvent vécu par le nouvel employé. Plus important encore, la pré-intégration contribue à générer de l’enthousiasme, de l’engagement et un sentiment d’appartenance envers l’entreprise.
L’intégration est un processus tandis que l’orientation est un événement. Les objectifs de l’orientation sont relativement précis : ajouter les nouveaux employés au service de la paie, les inscrire aux avantages sociaux et fournir des informations de base sur l’entreprise. L’intégration, quant à elle, transmet la marque et les valeurs de votre organisation, explique la culture de l’entreprise, aligne les attentes et la performance et fournit les outils permettant à l’employé d’être bien intégré à son poste. L’intégration peut prendre des semaines, voire des mois, et devrait renforcer tout ce qui a été dit au nouvel employé lors du processus d’embauche.
Combien de fois avez-vous débuté un nouvel emploi et vous vous êtes senti immédiatement dépassé par toutes les nouvelles informations? Les nouveaux employés peuvent être stressés et il est peu probable qu’ils se souviennent de la majorité des informations. Les meilleurs programmes d’intégration limitent la quantité d'informations. La priorité est de faire en sorte qu’une nouvelle recrue se sente la bienvenue et satisfaite de sa décision de rejoindre votre entreprise.
Les meilleures expériences d’intégration sont celles où toutes les informations requises se retrouvent en ligne, donc plus facilement accessibles pour les nouveaux employés. Au-delà des traditionnels formulaires et politiques, les meilleures expériences d’intégration incluent également des profils d’équipe, des organigrammes, de l’information sur les événements à venir dans l’entreprise et présentent des aspects uniques de la culture. Assurez-vous d’offrir à une nouvelle recrue un portail dédié aux nouveaux employés, afin que toutes les informations soient à portée de main.
Les programmes d’intégration réussis font un effort particulier pour coordonner les activités telles que l’inscription au système de paie, la configuration technologique, les affectations de bureau, etc., et impliquent plusieurs équipes, notamment les RH, l’informatique, les gestionnaires, les membres de l’équipe et bien d’autres. Les choses deviennent encore plus compliquées et difficiles lorsque la nouvelle recrue est à distance ou travaille dans un bureau satellite. Sans un processus d’intégration clair, rationalisé et organisé, les équipes impliquées à l’étape d’intégration peuvent être confuses face à leur rôle et bien moins efficaces
La plupart des programmes d’orientation et d’intégration ne sont pas conçus comme des processus organisationnels standards. Peu d’entreprises ont des indicateurs de mesure ni même de ressources dédiées à l’analyse des résultats. N’oubliez pas de demander l’avis de toutes les personnes impliquées pour continuer à améliorer et à documenter le processus d’intégration. Il est important d’inclure des indicateurs qui mesurent le temps nécessaire à un nouvel employé pour être productif, le taux de rétention et de roulement (volontaire et involontaire) des nouveaux employés, les taux d’erreur ainsi que le retour sur investissement du programme d’intégration. Les gestionnaires doivent également être évalués en incluant leur taux de réussite d’intégration dans leurs évaluations de rendement.
ERREUR nº 8: Ne pas proposer d’intégration pour chaque niveau organisationnel
Les organisations sont complexes et il est très important de permettre aux nouveaux employés de comprendre ce qui est essentiel à chaque niveau de l’organisation en matière d’orientation stratégique, de défis clés, d’opportunités, de grandes priorités, etc.
Les 5 « niveaux » organisationnels d’intégration comprennent : l’entreprise, l’emplacement, le département, l’équipe et l’individu. Ces informations donnent aux nouveaux employés une feuille de route sur la structure de l’entreprise et la manière dont leur rôle s’inscrit dans un cadre stratégique plus large.
ERREUR nº 9: L’intégration a lieu trop tard
Les organisations reportent fréquemment la plupart des éléments d’intégration jusqu’à ce qu’un grand groupe de nouveaux employés puisse participer à une seule session. Tout retard peut avoir un impact négatif sur la productivité des nouvelles recrues. En conséquence, les programmes efficaces offrent une intégration en ligne ou ne retardent pas l’intégration au-delà de la première semaine après l’embauche de l’employé. Une approche alternative, qui fonctionne bien pour de nombreuses entreprises, consiste à faire démarrer plusieurs nouvelles recrues en même temps une fois par semaine afin qu’elles puissent être intégrées en groupe, maximisant ainsi vos ressources et votre temps.
L’erreur la plus courante et qui a l’impact le plus négatif sur l’intégration d’un nouvel employé est l’absence du gestionnaire immédiat lors des premiers jours. Le gestionnaire étant absent, les nouvelles recrues se sentent souvent sans importance et frustrées.
Invariablement, en l’absence du superviseur, les nouveaux employés se voient montrer leur espace de travail, reçoivent « un manuel » à lire et doivent être patients jusqu’au retour de leur gestionnaire. Le superviseur a pour rôle de partager les mesures de réussite de l’entreprise, les stratégies et les objectifs du département, la façon dont la performance de cette personne sera évaluée et plus particulièrement ce que l’on attend d’elle lors des premières semaines et mois de travail.
Stratège et avant-gardiste, Julien se passionne à résoudre les problématiques des moyennes et grandes entreprises par le biais de la vidéo.
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