Pour une grande partie de la population, les réseaux sociaux sont devenus un outil de communication au quotidien tant au niveau personnel que professionnel. Dans votre entourage, rares sont les personnes qui n’utilisent pas Facebook, Instagram, Linkedin ou Twitter. Ce type d’environnement où chacun peut prendre connaissance de contenus ou diffuser du contenu est donc aujourd’hui bien ancré dans nos vies.
En parallèle, les organisations ont pris conscience, il y a plusieurs années, que le modèle de communication unidirectionnel descendant (« top-down ») ne répond plus aux exigences d’adaptation des entreprises. Aujourd’hui, les entreprises doivent se transformer rapidement pour faire face à une mutation de marché et à la concurrence. Le modèle de communication le plus adapté devient donc une communication multidirectionnelle où chacun peut partager ses idées. La communication en entreprise doit donc être synonyme de collaboration, d’accès démocratisé aux informations stratégiques et de fluidité dans la circulation des idées et des expertises. Vous l’aurez compris, le modèle des réseaux sociaux est un modèle très pertinent pour l’entreprise, mais encore faut-il avoir des outils adaptés aux entreprises.
Les réseaux sociaux d’entreprise : une révolution dans les communications d’entreprise!
Depuis plusieurs années, et malgré leurs efforts pour se moderniser, les intranets d’entreprise se complexifient et répondent de moins en moins au besoin d’agilité exprimé par les organisations. Bien que les produits de type intranet aient évolué (ex. : SharePoint de Microsoft), ils demeurent tout de même principalement d’énormes bibliothèques de contenus dans lesquelles la majorité des employés n’aiment pas fouiller. Mais surtout, les intranets ne permettent pas, ou sont plus complexes à utiliser quand vient le temps de collaborer, cocréer, ou tout simplement échanger des idées.
Les réseaux sociaux d’entreprise s’imposent donc comme une solution complémentaire qui à moyen/long terme pourraient même remplacer les intranets d’entreprise.
Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise (RSE)?
Les réseaux sociaux d’entreprise sont des plateformes qui permettent aux individus de communiquer avec les autres employés par le biais d’un mur de nouvelles ou encore, à travers des groupes. Chaque individu possède un profil, peut diffuser un message et créer/participer à des groupes. À l’heure actuelle, il existe de nombreuses plateformes de type réseaux sociaux d’entreprise (Workplace, Yammer, SocialCast, BlueKiwi, Talkspirit, etc.), mais il est clair que WorkPlace et Yammer ont beaucoup plus de visibilité étant respectivement la propriété de Facebook et Microsoft.
La grande force des RSE est qu’ils permettent à chaque individu de prendre l’initiative de la communication afin de répondre à un enjeu auquel fait face son équipe ou son organisation. Un employé qui se fait confier un projet par son patron peut donc créer un groupe, y intégrer d’autres employés ayant des expertises diverses pour ainsi créer un espace d’échanges et de collaboration. De manière concrète, cela se traduit par un mur de nouvelles dédié au groupe sur lequel les individus pourront clavarder, diffuser des messages (textes, photos, vidéos, etc.) et même échanger des fichiers (en provenance d’un nuage (« cloud ») ou organiser des événements.
En théorie, cela vient donc briser les canaux de communication conventionnels pour permettre la multiplication de nouveaux canaux de communication éphémères en fonction des besoins des individus, des équipes ou de l’organisation.
Dans les faits, certains freins semblent limiter l’utilisation de ces outils dans les entreprises qui les ont implantés. Une étude récente (1) démontre d’ailleurs que ce sont moins de 25 % des employés de ces entreprises qui maximisent réellement leurs outils. Selon cette étude, il existe plusieurs raisons qui expliquent le succès mitigé de ces outils. Tout d’abord, les individus reproduisent les structures formelles et conventionnelles de l’entreprise sur ces nouveaux outils. En clair, de la même façon que l’on vit dans beaucoup d’organisations des effets de silo lorsque les employés utilisent ces outils, ils le font majoritairement pour communiquer au sein de leur équipe. L’effet de transversalité recherché n’est donc pas dans les faits un gain qu’apportent ces outils. Un autre phénomène constaté est celui de la crainte des individus de partager à l’écrit leurs idées. Il est beaucoup moins risqué de verbaliser une idée en réunion que de la formaliser à l’écrit.
Le succès des réseaux sociaux d’entreprise est donc intimement lié à la culture organisationnelle de l’entreprise. Les compagnies où les communications multidirectionnelles existaient déjà bénéficieront grandement d’un RSE alors que celles qui sont plus hiérarchiques devront au préalable changer leur culture pour tirer profit des RSE.
Les RSE sont donc une avenue que les entreprises doivent définitivement explorer pour maximiser leur intelligence collective. D’autres outils sont également à considérer, par exemple, les espaces collaboratifs tels que Slack, Team (Microsoft) ou encore les outils de gestion de projets de type « Kanban » (2) (tels que : Trello, Asana, Meistertask, etc.). Ces types de plateformes évoluent aujourd’hui très rapidement et offrent de plus en plus de fonctionnalités de communication les rapprochant des réseaux sociaux d’entreprise. En fait, il est fort probable qu’un jour, ces trois types de plateformes migrent dans la même direction et deviennent un seul et même outil pour la communication digitale interne.
1- RH/RSE - MODE COLLABORATIF OU COLLABORATIF À LA MODE? IGS-RH, Institut de gestion sociale http://www.igs-ecoles.com/recherche/chaire-intelligence-rh-rse/
2- La méthode Kanban est un système visuel de gestion de projet agile inspirée du secteur automobile (Toyota au Japon) et des méthodes dites « lean ».
Réf. : 12 réseaux sociaux d’entreprise pour une meilleure communication - https://www.codeur.com/blog/reseau-social-d-entreprise
Emilie est cofondatrice et rédactrice en chef du e-magazine FacteurH.com ainsi qu'animatrice de l'émission Web VecteurH.
Didier Dubois a cofondé HRM Groupe en 2006 qui s'est joint à Humance en 2023.
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