Développement organisationnel et expérience employé
Dans mon dernier billet, j’ai écrit à propos de l’importance d’utiliser la rétention comme levier afin de contrer les effets de la pénurie de main-d’œuvre. Comme il sera toujours impossible de prévenir absolument tous les départs au sein d’une organisation, j’ai pensé écrire aujourd’hui à propos d’un autre moyen dans lequel investir et qui fait toute la différence lors de l’arrivée d’une nouvelle recrue : l’accueil et l’intégration.
Dans le marché actuel, les bonnes ressources sont extrêmement en demande. C’est pourquoi, une fois que vous aurez convaincu une superstar de rejoindre votre organisation, vous aurez grand intérêt à tout mettre en œuvre pour que cette personne demeure chez vous à long terme, et la première étape pour réussir est un accueil et une intégration sans faille. Pour vous aider, voici cinq aspects à considérer.
Lorsqu’une nouvelle personne se joint à votre équipe, il est important de ne rien laisser au hasard et de ne pas omettre, lors de son accueil, des choses qui pourraient vous sembler évidentes. Pour éviter tout oubli et montrer à votre nouvel employé que vous prenez son arrivée au sérieux, commencez par la base en développant un gabarit de plan d’accueil et d’intégration. Vous pourrez non seulement le réutiliser, mais également le bonifier en fonction des commentaires de vos nouvelles recrues. Ceci vous permettra également de recenser les étapes communes pour accueillir la majorité des nouveaux.
Lorsque vous planifiez l’accueil d’une nouvelle personne, pensez à l’expérience globale que vous lui offrirez. Je m’explique : l’arrivée d’un nouvel employé comporte différentes facettes, celles sociales, soit la rencontre de son supérieur immédiat, de l’équipe, des collègues, etc. Elle comporte également celles administratives qui peuvent parfois être lourdes : la complétion de différents formulaires, l’obtention des accès informatiques, la configuration du téléphone portable, etc. Assurez-vous d’avoir dans l’horaire un équilibre entre les facettes sociales et administratives. D’autre part, assurez-vous, avant l’arrivée de la nouvelle personne, que son espace de travail est prêt et accueillant, et qu’on y retrouve tout le nécessaire.
Qu’est-ce qui fait en sorte, lorsqu’on va dans un magasin ou un hôtel, ou encore lorsqu’on fait une activité, qu’on est heureux une fois qu’on repart? Qu’est-ce qui fait que nous recommanderons cet endroit et que nous souhaiterons y retourner? Qu’est-ce qui fait qu’un nouvel employé se sentira bien accueilli et qu’il souhaitera rester et s’investir dans notre organisation? L’émotion. Oui, vous avez bien lu : l’émotion ou les émotions ressenties. De prime abord : faire sentir à la personne qu’elle est importante en réitérant à quel point nous sommes heureux qu’elle soit là et qu’elle ait choisi de se joindre à l’organisation, et que nous avons à cœur que tout se passe bien. L’écouter, répondre à ses attentes, à ses préoccupations. S’assurer que tout soit facile, que la personne n’ait pas à chercher quoi que ce soit. Pour ce faire, vous pourriez lui préparer un guide d’accueil contenant, par exemple, le plan des bureaux, le plan stratégique de l’organisation, les noms des personnes-ressources, etc. Ce sont là quelques éléments qui feront que votre nouvelle recrue passera une bonne première journée, première semaine; un bon premier mois. C’est ainsi que vous commencerez à la fidéliser.
L’accueil et l’intégration n’appartiennent pas uniquement aux RH, mais bien à tous les membres de l’organisation. Il va bien sûr de soi que le gestionnaire de votre nouvel employé soit un joueur-clé dans l’accueil de sa nouvelle recrue et pour faciliter les premiers contacts. Toutefois, les gestionnaires étant souvent très occupés, je vous recommande par ailleurs d’assigner un parrain ou une marraine à votre nouvelle recrue. Idéalement, cette personne est un collègue qui connait bien l’organisation et qui pourra se rendre disponible pour répondre aux questions lorsque le gestionnaire ne le sera pas. Au niveau des parties prenantes avec qui votre nouvel employé aura à transiger, assurez-vous d’en dresser la liste et de les inclure également, ne serait-ce que pour une rencontre informelle.
Afin que la nouvelle personne s’intègre bien, faites des suivis réguliers avec elle. Ces suivis pourraient être des rencontres avec le supérieur immédiat ou avec le parrain/marraine. Ils pourraient également être des sondages que les nouvelles recrues complèteraient après 3 et/ou 6 mois, car l’intégration d’une personne est beaucoup plus que ce que l’on fait avec elle au cours de sa première semaine et l’expérience d’accueil doit se poursuivre pendant les mois suivants l’embauche. Prenez également soin de recueillir des commentaires quant à l’expérience d’accueil et d’intégration pour ensuite la bonifier.
Le retour sur l’investissement dans l’expérience d’accueil et d’intégration des nouveaux employés sera, j’en suis certain, beaucoup plus grand que vous l’imaginez. C’est tout d’abord de cette façon que vous tisserez des liens et établirez le sentiment d’appartenance de vos nouvelles ressources, ce qui aura pour effet d’augmenter votre taux de rétention. Qui dit augmentation du taux de rétention dit réduction des coûts au niveau de l’acquisition de talents. Enfin, une bonne expérience d’intégration aura un effet bénéfique sur le mieux-être de vos nouveaux employés : elle réduira leur stress, car ils se sentiront encadrés et en confiance, ce qui aura ensuite pour effet de leur permettre de prendre des initiatives plus rapidement et de se sentir mobilisés. En d’autres termes, vous avez tout à gagner et rien à perdre! Bon été!
Michaël est un professionnel jouant un rôle de premier plan dans l’idéation, la conception, la communication et la mise en œuvre de programmes et stratégies RH innovants.
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