Développement organisationnel et expérience employé
Dans un contexte économique précaire, les organisations sont souvent contraintes de prendre des décisions difficiles. En 2023, le ministère du Travail avait noté une hausse de 78% du nombre d’avis de licenciements dans les entreprises québécoises (La Presse).
Évidemment, les mises à pied sont aussi pénibles pour les dirigeants que pour les employés, bien qu’elles soient parfois inévitables pour survivre dans l'incertitude et la volatilité du marché. Devant la tempête qui approche, il est encore plus pertinent que jamais de protéger l'expertise interne, un pilier central pour la résilience et la compétitivité des entreprises.
Pour les gestionnaires RH qui doivent naviguer dans ce contexte délicat, adopter une démarche empreinte d'empathie est non seulement une question d'éthique, mais également une stratégie à long terme qui saura préserver la culture organisationnelle.
Explorons comment vous pouvez réduire les risques liés aux mises à pied en mobilisant vos employés à documenter l’expertise interne, tout en faisant preuve d'humanité.
Documenter l’expertise interne est une initiative stratégique gagnante, et ce, peu importe le contexte d’affaire d’une entreprise. Elle peut contribuer énormément au succès collectif des équipes, en diminuant les risques d’accidents de travail et d’erreurs qui pourraient avoir de gros impacts sur la santé des employés, la relation client et la performance d’équipe.
Dans un contexte de mise à pied, c’est surtout le risque de perdre des informations clés par rapport aux dossiers en cours, aux processus internes et aux bonnes pratiques qui pèsent lourd sur l’entreprise.
Pour les employés qui restent, l’accès à la documentation interne pourrait réduire le stress lié aux changements et à la modification de leur charge de travail. Ce sera beaucoup plus facile de reprendre de nouvelles responsabilités s’ils ont accès aux ressources nécessaires pour le faire avec confiance.
Afin de prévenir les risques découlant des mises à pied, les ressources humaines peuvent accompagner les gestionnaires et leurs équipes dans cette période d’incertitude pour préserver la culture d’entreprise et assurer la pérennité du savoir, savoir-faire et savoir-être.
Vous devriez d’abord faire la cartographie des compétences essentielles pour soutenir les objectifs à court et long terme de l'entreprise. L’idée est de prévoir les besoins futurs en compétences en vous basant sur les tendances du marché et la vision organisationnelle.
Vous pourrez ensuite identifier avec les gestionnaires les employés qui possèdent une ou plusieurs de ces compétences et qui pourraient contribuer à les documenter.
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À première vue, vous pouvez penser que c’est insensible ou malaisant de demander à vos collègues de documenter leurs compétences et connaissances en sachant qu’ils sont à risque de perdre leur emploi. Ce sentiment est tout à fait légitime, d’où l’importance de faire preuve d’humanité dans ce processus.
Voici quelques recommandations pour inviter les employés à participer à la documentation de l’expertise interne dans un contexte économique précaire.
Sans tomber dans l’alarmisme, ouvrir une discussion transparente et honnête sur la situation de l'entreprise et l'importance de préserver l'expertise est un bon point de départ. Soyez à l’écoute de leurs inquiétudes et démontrer de l’empathie dans vos communications.
Expliquez aussi aux employés comment la documentation interne peut être positive pour l’ensemble de l’équipe et pour assurer la continuité et la résilience de l'organisation. Profitez de cette occasion pour valoriser leur rôle et leur influence dans le succès de l’entreprise en reconnaissant leur expertise.
Quand le temps et la disponibilité des ressources jouent contre vous, il vaut mieux miser sur l’essentiel que de viser la perfection.
Priorisez avec les différentes équipes la documentation des compétences essentielles identifiées préalablement. Si vous manquez de temps pour faire cet exercice, parlez avec les gestionnaires, les chefs de départements et les employés pour établir les priorités.
Faites ensuite la promotion de méthodes de documentation simples et rapides, telles que filmer une tâche, enregistrer un appel téléphonique ou vidéo, prendre des captures d’écran, etc. Il sera toujours possible dans un deuxième temps d’améliorer ces pièces de contenu en ajoutant des notes qui expliquent le contexte d’exécution et les points importants à retenir.
Dans une optique plus engageante et collaborative, vous pouvez organiser des séances de partage de connaissances virtuelles ou en personne, comme du jumelage d’employés, du mentorat et des notes collaboratives, par exemple.
Ces conversations plus organiques permettent aux équipes de discuter d’expériences vécues, de défis et solutions, de projets spécifiques ou de leçons apprises. Dans une optique de protéger l’expertise interne, vous pouvez même enregistrer ces séances, avec l’accord des participants, bien entendu.
Tout au long du processus de documentation, maintenez une communication ouverte et remerciez les employés qui s’impliquent activement. Malgré la situation délicate, un environnement de travail positif et une culture d’entreprise forte sont toujours des alliés précieux.
Reconnaître leur contribution est aussi un élément clé dans le succès de cette initiative. Continuez d’offrir à vos collègues des opportunités de formation et de développement professionnel. Mentionnez leur travail et son impact dans les communications internes. Offrez des certificats de reconnaissance.
Toutes ces pratiques vous aideront à nourrir leur engagement et à maintenir de saines relations.
Que votre entreprise considère ou non la mise à pied de personnel, documenter l’expertise interne pour cultiver et protéger les connaissances et compétences de vos équipes est certainement une stratégie à considérer.
Cela vous permettra d’augmenter votre efficacité organisationnelle, de prévenir les risques d’erreur, d’accélérer l’intégration de nouveaux talents et d’améliorer votre compétitivité sur le marché. Impliquer les employés dans cette documentation peut jouer un rôle important dans le succès de cette initiative.
Mais, si jamais les mises à pied se concrétisent, continuez à faire preuve d’humanité et d’empathie. N’oubliez pas tout ce qu’ils ont apporté à l’entreprise pendant leur période d’emploi ainsi qu’à la documentation interne.
Rédigez des lettres de recommandation qui valorisent l’expertise et l’engagement de vos ex-collègues. Proposez-leur, dans la mesure du possible, des ressources pour les soutenir dans la transition vers de nouvelles opportunités, comme des ateliers sur la rédaction de CV ou l'accès à des conseillers en orientation. Démontrez que vous tenez sincèrement à leur succès en posant des actions concrètes.
Vous gagnez toujours à prendre soin de vos employés, même lorsque vos chemins se séparent.
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