Que le processus d’embauche se déroule par l’entremise d’une simple poignée de main ou à travers un long processus sophistiqué comprenant plusieurs étapes, il demeure guidé par le même cadre législatif au Québec, soit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Charte des droits et libertés de la personne et la Loi encadrant le travail des enfants. Voici les principales balises à retenir en lien avec chacune d'elles.
1. Prévoit que la collecte d’informations doit se faire auprès de la personne qui pose sa candidature.
2. Exige que la collecte de références ou d’informations auprès de tiers se fasse sur la base d’un consentement libre, éclairé et donné à des fins spécifiques par la personne concernée.
3. Prévoit qu’il est possible d’aller chercher de l’information complémentaire auprès de tiers sans le consentement de la personne concernée à des fins de vérifications de l’exactitude à titre d’exception.
4. La source de l’information recueillie doit être consignée.
5. Exige que l’employeur ne recueille que les informations nécessaires au processus d’embauche, à l’étape où la candidature se situe.
6. L’employeur ne peut refuser d’embaucher une personne pour le motif qu’elle refuse de transmettre un renseignement si celui-ci n’est pas nécessaire au processus d’embauche.
7. Dans le doute, une information est présumée non nécessaire.
8. Si une étape décisionnelle du processus d’embauche est faite de façon automatisée, il faut en aviser les personnes qui déposent leur candidature. À la demande de la personne concernée, il faudra l’informer des renseignements personnels utilisés pour rendre la décision, des raisons, ainsi que des principaux facteurs et paramètres, ayant mené à la décision et de son droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision. Il doit également être donné à la personne concernée l’occasion de présenter ses observations à un membre du personnel de l’employeur en mesure de réviser la décision.
9. Le dossier de candidature doit être conservé uniquement pour la période requise à ses fins, mais suffisamment longtemps pour permettre à un individu de le consulter et de demander la correction de toute information inexacte.
10. La loi exige que l’employeur s’assure que l’information soit à jour au moment de prendre sa décision. Ceci est particulièrement à garder en tête si le processus de dotation implique une personne qui est déjà à l’emploi de l’employeur ou qui a soumis sa candidature il y a quelque temps.
11. Enfin, l’employeur doit protéger les renseignements personnels ainsi recueillis en déployant les moyens de protection qu’exige la loi.
1. Prévoit que toute personne a droit à la reconnaissance et à l’exercice, en pleine égalité, des droits et libertés de la personne, sans distinction, exclusion ou préférence fondée sur la race, la couleur, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge sauf dans la mesure prévue par la loi, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap (ci-après les « caractéristiques protégées »).
2. Permet que l’on recueille des informations visant une caractéristique protégée si un programme d’équité en emploi est déjà établi au préalable (en particulier lorsque la Loi exige que l’employeur en mette un sur pied).
3. Permet également que l’on questionne une personne dans le cadre du processus d’embauche en lien avec une caractéristique protégée si la question vise une exigence professionnelle justifiée (par exemple, questionner une personne en lien avec les exigences physiques du poste). En ce sens, il faut garder en tête que l’obligation d’accommodement, jusqu’à contrainte excessive, naît dès le début du processus d’embauche et pourra exiger que le poste soit adapté.
4. Aucune question visant une caractéristique protégée n’est permise si cela n’est pas en lien avec une exigence professionnelle justifiée. Il faut donc s’abstenir de poser des questions, par exemple sur l’origine du nom de famille de la personne ou ses croyances religieuses, même si l’objectif n’est que de détendre l’atmosphère, si ces informations ne sont pas requises par le poste.
5. La Charte prévoit également qu’un employeur ne peut refuser d’embaucher une personne du seul fait qu’elle a été déclarée coupable d’une infraction pénale ou criminelle, si cette infraction n’a aucun lien avec l’emploi ou si cette personne en a obtenu le pardon. La question de savoir si une infraction est liée à l’emploi visé par le processus d’embauche est déterminée au cas par cas. Certains employeurs, dont les services de garde, sont au contraire tenus par la loi de valider par l’entremise de leur service de police local le casier judiciaire des personnes impliquées dans un processus d’embauche afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’empêchement à ce que ces personnes soit retenues pour le poste.
Depuis le 1er juin 2023, cette loi établit des balises lorsqu’un employeur désire retenir les services d’un enfant de moins de 14 ans.
En sus de ces lois, il demeure important de valider au moment de l’embauche que la personne retenue a effectivement le droit de travailler au Canada dans les divers lieux où elle sera affectée par l’employeur et dans les fonctions visées, afin que l’employeur n’enfreigne pas les lois en matière d’immigration.
Enfin, il est recommandé d’établir un questionnaire d’entrevue en lien avec les exigences du poste afin de permettre de comparer les diverses candidatures reçues et d’éviter les glissements dans la conversation.
Conseillère en ressources humaines agréée, Katherine conseille et représente les organisations de tous les secteurs d'activité.
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