Redéfinir la collaboration en mode hybride

C’est indéniable, pour relever les défis organisationnels contemporains, la collaboration est une nécessité. Cependant, est-elle toujours nécessaire? Plusieurs équipes ont multiplié les rencontres virtuelles lorsqu’elles ont été propulsées en télétravail. Il n’y a pas nécessairement de mal à cela, le temps de se réorganiser, mais est-ce vraiment nécessaire à long terme? Les interruptions entre collègues, via de multiples canaux, pour clarifier certaines choses se sont aussi avérées beaucoup plus fréquentes. À moyen terme cependant, veut-on continuer de multiplier les canaux de communication et ces interruptions présumément collaboratives, mais si dommageables pour l’efficacité individuelle? 

Passons d’une collaboration hyperactive à une collaboration intentionnelle.

Glensler Research Institute propose un modèle intéressant visant à créer un temps approprié pour chaque dimension du travail en équipe dite distribuée.

Le modèle met en perspective des moments d’intense concentration sur certaines tâches et des moments d’intensité moindre permettant des pauses ou une collaboration spontanée. Il ajoute également les dimensions nécessaires de temps pour soi versus le temps requis pour l’équipe.

Avez-vous l’impression de ne jamais avoir assez de temps pour faire avancer vos dossiers, ou vous le faites de 22 h à minuit parce qu’enfin vous avez du temps sans interruption en empiétant sur votre vie personnelle?

Vous rendez-vous compte, lors de discussions importantes en session de travail virtuelle, que la majorité des participants font clairement autre chose que d’assister à votre rencontre? 

Avez-vous l’impression qu’il n’y a plus de frontière entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle, étant sollicités les soirs, la nuit, les fins de semaine ou même durant vos vacances? 

Réalisez-vous que l’aisance technologique des membres de votre équipe est à géométrie de plus en plus variable et assistez-vous même au boycottage, par certains, des outils technologiques déployés et nécessaires à une collaboration optimale?  

Il est probablement grand temps de redéfinir la collaboration au sein de votre équipe en tenant compte des six modes de travail en équipe suivants :   

Focus : Périodes au cours desquelles un collaborateur sera indisponible aux autres pour lui permettre d’effectuer du travail nécessitant un haut niveau d’attention. Il limitera toutes formes d’interruption (cellulaire, téléphone, avis de notification de courriel ou de messagerie instantanée, personnes...) pour se concentrer au maximum.

Collaboration profonde : Rencontres de travail ou sessions interactives de clavardage avec un seul but en commun à atteindre et où chaque participant s’autodiscipline pour éliminer toute distraction et surtout éviter le multitâche. 

Collaboration régulière : Rencontres hebdomadaires, bien préparées, favorisant le travail en équipe ou encore interactions en continu avec les collègues en mode asynchrone avec des règles de communication claires : canaux à utiliser et délais de réponse convenus. 

Apprentissage : Le monde du travail change rapidement. Les compétences de chacun doivent aussi évoluer constamment. Citrin & Derosa (2021) suggèrent que chaque équipe consacre au moins quatre rencontres annuellement au développement collectif. Il est intéressant de voir que Glensler Research Institute a placé l’apprentissage au cœur de son modèle également. 

Collaboration légère : Même si l’on vise à réduire les interruptions spontanées, il demeure utile d’avoir des plages horaires, convenues en équipe pour s’offrir des interactions spontanées avec les collègues. Une gestionnaire me disait avoir mis en place un coin de porte virtuel à son agenda, un jeudi matin aux deux semaines, pour permettre aux membres de son équipe, en présence ou à distance, de bénéficier d’un temps de qualité pour discuter avec elle d’un enjeu particulier. Il faut se rappeler que ces moments permettent de développer la confiance en renforçant les liens entre les membres de l’équipe et en favorisant la socialisation entre tous. 

« Unplugged » : Les athlètes professionnels alternent les périodes d’entraînement et les périodes de repos pour performer de façon optimale. Ils font de même lors de blessures en observant rigoureusement leur période de récupération. Il en est de même pour optimiser notre performance au travail. Nous avons besoin de périodes de repos. Cela implique également une non-disponibilité temporaire aux autres pour se ressourcer : prendre le temps de s’arrêter pour dîner, sortir de sa maison, en télétravail, pour aller marcher en milieu d’après-midi entre deux réunions, se déconnecter de tous les moyens de communication en soirée. Prendre de vraies vacances… . 

Lynda Gratton, professeure de gestion à la London Business School, disait ceci à propos de la réorganisation de nos pratiques : « Un arrangement hybride de télétravail ne devrait jamais dupliquer les mauvaises pratiques existantes ».  

À quelle dimension du travail en mode distribué accorderez-vous un peu plus d’attention au cours des prochaines semaines et comment redéfinirez-vous la collaboration de façon optimale au sein de votre équipe? Là est LA question! Bonne réflexion!