Développement organisationnel et expérience employé
Au cours des 6 derniers mois, le comparateur de logiciels Capterra s'est penché sur les défis auxquels sont confrontés les employés travaillant en mode hybride ou à distance et, pour certains, collaborant à l'international. À travers ces deux coups de sonde totalisant près de 1 500 Canadiens, cette enquête grand format souligne l'importance pour les organisations de s'adapter à l'évolution des tendances et d'établir des normes de collaboration.
La majorité des employés canadiens (69 %) interrogés par Capterra se rendent au bureau deux à trois jours par semaine; 23 % des employés canadiens (contre 15 % des répondants québécois) ont maintenant des jours de présence obligatoire au bureau. Au Québec, 53 % des employés en mode hybride ont la possibilité de stationner leur véhicule sur place, et la même proportion dispose d’un bureau attitré.
Le comparateur de logiciels observe par ailleurs que 81 % des employés canadiens opérant en mode hybride sont satisfaits de leur niveau de productivité au bureau. Pour les entreprises qui souhaitent attirer les employés au bureau, une approche dynamique et flexible est nécessaire. Les employés québécois sondés allant au bureau moins de cinq fois par semaine pensent que des collations et du café gratuits (29 %), des espaces dédiés au bien-être (29 %) ou isolés du bruit (26 %) les motiveraient à retourner au bureau.
La flexibilité (des horaires et/ou du lieu de travail) est un facteur populaire contribuant au bien-être des collaborateurs au Canada, comme l’ont souligné 40 % de répondants à un précédent coup de sonde sur la rétention des employés. De par les contraintes qu'elle impose, que ce soit un rythme asynchrone pour les entreprises opérant sur divers fuseaux horaires, ou les méthodes de communication, la collaboration internationale incite à une flexibilité de l’environnement de travail, comme l’indique un tiers (33 %) des personnes interrogées. Ces contraintes peuvent être vues comme des avantages : un partage et une compréhension des autres cultures professionnelles (32 %), la créativité et l’innovation (31 %), le partage d'idées pour résoudre des problèmes (30 %) ainsi qu’un lieu de travail basé sur la technologie (30 %).
“La collaboration internationale semble être une tendance durable, certaines équipes s'attendant à ce que leur travail avec des collègues au-delà des frontières augmente au cours de l'année à venir. Dans ces conditions, il est important de veiller à ce qu’une équipe internationale dispose de ce dont elle a besoin pour tirer le meilleur parti de cette opportunité : des logiciels qui permettent aux équipes de rester connectées partout dans le monde, ainsi qu'une formation culturelle et professionnelle.” explique Tessa Anaya, analyste de contenu pour cette étude Capterra.
Malgré les défis que représentent les horaires de travail variables (51 %), les barrières linguistiques (43 %), les styles de communication conflictuels (30 %) et les malentendus culturels (29 %), 85 % des employés interrogés considèrent les différences culturelles comme des opportunités d'apprentissage, ce qui est prometteur pour l'avenir des équipes internationales.
Le Canada arrive premier pour les entreprises privilégiant les réunions virtuelles (45 %) sur 13 pays interrogés. Ce taux monte à 52 % pour la province francophone. Les fonctionnalités les plus appréciées des réunions virtuelles sont le partage d’écran (64 %), le partage de contenus (51 %), la messagerie instantanée pendant la réunion (49 %) et la collaboration visuelle (34 %).
À l’échelle nationale, si la majorité des employés hybrides ou travaillant à distance considèrent avoir une quantité et une fréquence acceptables de réunions, un employé sur cinq (20 %) estime qu’elles sont trop longues ou trop nombreuses. Ils ne sont que 8 % à rester concentrés pendant la totalité de la réunion; en cause : la durée excessive de la réunion (46 %), le manque de pertinence des informations (42 %) ou encore le fait qu'un participant parle trop (38 %).
Cette situation nuit non seulement à l'engagement des employés, mais aussi à la productivité. Pour remédier à ce problème, les entreprises peuvent, par exemple : insister sur la nécessité de commencer et de terminer les réunions à temps, mettre en place des "journées sans réunion", fixer des objectifs clairs pour les réunions et des listes de participants.
Deux tiers des employés sondés par Capterra disent travailler avec des collègues situés dans d’autres pays. Parmi les employés travaillant avec des collègues internationaux au moins une fois par mois, plus d’un tiers (38 %) déclarent que la collaboration internationale augmentera au cours de l’année à venir.
La quasi-totalité de ce panel d’employés (93 %) travaillent avec des collègues présents dans un fuseau horaire différent. Au vu des réponses, l’étude Capterra estime que 44 % des personnes interrogées travailleraient avec des collègues répartis sur le territoire nord-américain (où le décalage horaire est compris entre une et cinq heures). 43 % des sondés collaborent selon une différence horaire de six à douze heures, ce qui laisse supposer que ce sont des équipes réparties sur d’autres continents.
Capterra a analysé l’usage des différents outils de collaboration. Le courriel est de loin la méthode la plus plébiscitée : 64 % des répondants canadiens l’utilisent “toujours” et 28 % “parfois”. En deuxième place se trouvent les réunions en visioconférence, (41 % “toujours” et 44 % “parfois”), suivies par les logiciels de gestion de documents (26 % “toujours” et 44 % “parfois”). 70 % des employés pancanadiens sondés travaillant de manière hybride ou virtuelle ont des collègues parlant une langue maternelle différente de la leur. Cette proportion est moins importante au Québec : 61 % des répondants l’affirment.
Même si 87 % des répondants affirment l'efficacité de leurs outils de collaboration sur leur lieu de travail, il est primordial de disposer de politiques de réunions inclusives et éventuellement d'une formation spécialisée pour les employés travaillant dans des équipes diverses et multilingues. Même si une majorité de répondants (64 %) déclarent ne pas rencontrer de problèmes d'échéances, plus d’un tiers pensent qu’il est “difficile” (34 %) voire “très difficile” (2 %) de respecter les échéances d’un projet au sein d’équipes internationales.
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